Contoh Nota Dinas dan Formatnya

Advertisement
Sejak mengurus Surat Pertanggungjawaban (SPJ) hasil kegiatan di kantor, saya jadi rutin membuat salah satu surat penting yakni nota dinas. Terus terang, selama ini saya tidak memahami secara pasti definisi atau pengertian dari nota dinas itu sendiri. Ketika membuat nota dinas tersebut saya hanya memanfaatkan format yang telah ada sehingga hanya mengganti tanggal surat, perihal dan lainya yang diperlukan.

Pengertian Nota Dinas
Seperti biasa, agar tidak penasaran sayapun mencari pengertian dari nota dinas yang di ambil dari dua sumber primer yakni Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dan Tata Naskah Dinas Lembaga Sandi Negara yang diterbitkan pada tahun 2010. Untuk lebih jelasnya berikut pengertian atau definisi dari nota dinas beserta contoh formatnya.
Nota Dinas adalah alat komunikasi intern antar pejabat satuan organisasi yg memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan, dan sebagainya; surat resmi yang bersangkutan dengan organisasi atau instansi (KBBI Online). 
Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju (Tata Naskah Dinas Lembaga Sandi Negara)

Contoh Format Nota Dinas
Adapun contoh format dari nota dinas sebagai berikut: 

Contoh Nota Dinas UNPAD


Bagian-Bagian Penting Nota Dinas
Susunan nota dinas terdiri dari 3 bagian yakni kepala, batang tubuh dan kaki. Untuk kepala terdiri dari 
  • Nama institusi yang harus ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas; 
  • Kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 
  • Kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 
  • Kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; 
  • Kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 
  • Kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 
  • Kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 
Untuk bagian batang tubuh, nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. Sedangkan pada bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlukan).

Hal lain yang diperlukan dalam pembuatan nota dinas yaitu:
  1. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. 
  2. Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi. 
  3. Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
Referensi
Kamus Besar Bahasa Indonesia Online

Advertisement

Postingan terkait:

Belum ada tanggapan untuk "Contoh Nota Dinas dan Formatnya"